ABOUT

• Olguța Coza este CFO în cadrul grupului de firme Vector, companii care au afaceri în domeniu papetăriei, o industrie amenințată în mod direct de digitalizare.

Aflăm din interviul următor opinia unui lider aflat de 18 ani în managementul aceleași companii cum trebuie să arate un business consolidat, cât de importantă este strategia de afaceri pentru a rezista și a fi de succes pe o piață mică și fragmentată.

INTERVIEW

Activitatea mea profesională a început în anul 1998 când am terminat Facultatatea de Relații Economice Internaționale, specializarea Tranzacții Internaționale, din cadrul Academiei de Studii Economice din București. Mi-am continuat studiile în domeniul contabilității și în 2006 am urmat masterul de Contabilitate Internațională din cadrul Facultății de Contabilitate și Informatică de Gestiune. Din 2002 sunt expert contabil, membru CECCAR. Între 2018-2020, am urmat cursurile MBA-ul Romano-Francez INDE, obținând astfel o dublă certificare, atât din partea Academiei de Studii Economice București, cât și din partea CNAM Paris (Conservatoire National des Arts et Métiers). În cei doi ani de studii MBA, am întâlnit profesori valoroși care mi-au reactualizat cunoștințele teoretice și au contribuit la dezvoltarea mea profesională, dar și colegi care au adus plus de valoare din experiența lor din diverse domenii de activitate.

Ca și experiență profesională, în ultimii 18 ani, am fost CFO-ul grupului de firme românești Vector. Sunt direct implicată în definirea strategiei grupului, particip la procesul decizional din cadrul acestuia, oferind o perspectivă financiară asupra inițiativelor de afaceri. Longevitatea mea în cadrul acestei companii se datorează relațiilor de încredere construite de-a lungul anilor, dar și libertății de acțiune de care m-am bucurat. Vector Internațional SRL, cea mai importantă societate din grup, este un important jucător ce operează pe piața de papetărie din România. Compania are peste 25 de ani de activitate, o gamă de produse care depășește 10.000 de articole de la peste 60 de branduri internaționale, o echipă de consultanți dedicați, servicii profesionale integrate. În 2022, Vector Internațional SRL a atins o cifră de afaceri de 8.46 milioane euro, înregistrând o creștere de 26,5% a cifrei de afaceri față de anul precedent, având aproximativ 60 de angajați. Vector oferă clienților o gamă largă de produse ale unor mărci de renume, dezvoltând parteneriate internaționale, incluzând în portofoliu mărci exclusive. De asemenea, o parte importantă a cifrei de afaceri se datorează vânzărilor de produse sub marcă proprie.

Pe lângă produsele de papetărie tradiționale, compania și-a diversificat portofoliul cu cele din arii conexe: birotică, articole de curățenie birouri, protocol, echipamente de protecție și prevenție la locul de muncă, articole pentru călătorii, rechizite pentru școală, devenind un “one stop shop” de produse și servicii integrate. Acest fapt generează clienților confortul de a lucra cu o singură companie și persoană și de a primi ce au nevoie cu minim de efort. Diversificarea pe orizontală a fost unul dintre elementele cheie ale strategiei de creștere promovată de Vector International SRL, practic clienții achiziționează o mai mare varietate de produse ale firmei, compania menținând și dezvoltând astfel relația cu aceștia.

Vector Internațional SRL a fost atentă și la tendințele pieței, introducând în portofoliu și produse high-tech, ca de exemplu, ecranele interactive, elemente importante ale comunicării digitale atât în mediul de afaceri, cât și în cadrul instituțiilor de învățământ.

Reporter (R): Care sunt principalele tendințe in industria in care activezi, la nivel local dar si european si global?

Olguța Coza (O.C.) : Conform studiilor specialiștilor de la Research and Markets (Global Office Stationery and Supplies B2B Market 2022-2026, mai 2022), la nivel mondial, piața articolelor de papetărie și consumabile de birou va crește cu 18,73 milarde dolari în perioada 2022-2026, având o rată de creștere anuală compusă de 1.85% în perioada de prognoză. Se preconizează că 34% din creștere va proveni din Europa. O altă regiune cu posibilități reale de expansiune este America de Nord. În România, piața de papetărie a înregistrat următoarea evoluție, prezentată în graficul de mai jos.

Sursa: Grafic propriu dupa datele de pe https://mfinante.gov.ro/ro/web/site

Piața din România, deși a depășit 310 milioane de euro în 2021, este foarte fragmentată, cu mulți jucători, primii cincisprezece competitori având o cotă de piață de peste 58%. Ca și tendințe pe această piață, studiile indică o cerere în creștere pentru articole de papetărie reciclabile și ecologice, cum ar fi: caiete, blocnotesuri, dar și vopsele în ulei, creioane colorate, pixuri, acuarele, pensule. De asemenea, o popularitate sporită capată produsele sub marcă proprie, exprimând eficiență la prețuri competitive, care dețin o pondere însemnată în totalul vânzărilor. Articolele personalizabile care exprimă unicitatea brandului sunt în tendințe, iar pentru personalizarea lor sunt folosite uneori soluții avansate din punct de vedere tehnologic, ca de exemplu instrumente de scris, mape de prezentare cu logo-ul companiei, rechizite școlare, felicitări online imprimate cu imagini 3D. În timpul pandemiei, mulțumită Internetului, comerțul electronic a cunoscut o puternică expansiune, tendință care s-a menținut și ulterior, fiind o modalitate facilă de a comanda și obține produsele necesare. În plus, sesizând cererea de produse de nișă, comercianții online s-au orientat și spre astfel de produse. În acest context, jucătorii de pe această piață, inclusiv compania noastră, acordă o atenție sporită vitezei cu care produsele comandate sunt livrate, prezentării acestora pe site și diferențierii față de competiție.

R: Care sunt principalele oportunități pe care le vezi pe viitor in industria in care activezi?

O.C.: Un segment important și în creștere al beneficiarilor produselor noastre îl reprezintă instituțiile de învățământ, atât școli, cât și colegii și universități. Licitațiile electronice la care pot participa atât jucători locali, dar și globali, constituie factori de creștere a pieței. Creșterea vizibilității unor mărci și existența unui număr mare de opțiuni de personalizare a unor astfel de produse (de exemplu, cele care au imprimate diverse personaje) se numără printre factorii care determină expansiunea pieței globale de rechizite școlare. Acestea se bazează pe campanii de marketing puternice, colaborări cu diverse canale de televiziune care promovează intens aceste produse la nivelul publicului lor țintă.

R: Care au fost și poate mai sunt principalele provocări întâmpinate de industria în care activezi de-a lungul pandemiei?

O.C.: Piața de papetărie este puternic limitată de adoptarea noilor instrumente de lucru (telefoane mobile, computere, laptopuri), de reglementările stricte privind preocupările de mediu. În timpul pandemiei și ulterior, industria a fost afectată de sincope în lanțurile de aprovizionare cu materii prime, de fluctuațiile de prețuri ale mărfurilor, de creșterea prețurilor cu transportul acestora, dar și de fluctuațiile de personal, dificultăți în a găsi forță de muncă pentru anumite poziții, creșteri salariale. Principalele provocări pe durata pandemiei au fost de a asigura sănătatea și siguranța personalului, precum și continuitatea activității de la distanță (telemuncă), acolo unde a fost posibil. Au fost obligatorii revizuirea și actualizarea sistemelor informatice, revizuirea autorității personalului de a face față noilor riscuri și provocări (de exemplu, fraude electronice). De asemenea, s-a impus o comunicare transparentă și clară cu toți stakeholderii.

R: Cum a schimbat pandemia modul de lucru în companii (compania ta sau alte exemple pe care le cunoști)? Work from home sau work from anywhere vor deveni modele funcționale și pentru viitor? De ce da, de ce nu?

O.C.: Munca la distanță sau sistemul hibrid de lucru sunt determinate de tipul de activitate, de modelul de business, dar și de deschiderea către o astfel de abordare din partea top managementului. În cadrul Vector International SRL, încă de la început a existat această deschidere, iar angajații au fost investiți cu încrederea necesară, însă a fost limitată de specificul activității fiecărui departament. De exemplu, pentru angajații care asigurau activitatea operațională a companiei: depozit, facturare, casierie, agenți de livrare, șoferi, lucrul de acasă nu a fost posibil nici în timpul pandemiei. Pentru departamentele de vânzări, marketing, financiar, achiziții și resurse umane, lucrul în regim hibrid a devenit o normalitate, 2 zile de la birou și 3 zile de acasă. Lucrându-se astfel, angajații sunt mulțumiți și fidelizați. Ei sunt mai productivi, mai relaxați și nu pierd timp prețios în trafic. Însă apar și dezavantaje datorate interacțiunii mai reduse, distanțare de munca altor departamente. Pentru companii și în special pentru managerii direcți, monitorizarea angajaților, sincronizarea cu echipele, aspectele legate de securitatea datelor, costurile crescute cu partea de IT au fost și sunt reale provocări.

R: A afectat războiul din Ucraina industria în care activezi? În ce fel? Care consideri că este cea mai potrivită atitudine a unui manager în situații imprevizibile ca aceasta? Cum putem pregăti compania pentru a face față unei situații cu impact major și care se află în desfășurare, cu opțiuni deschise?

O.C.: Invazia Ucrainei de către Rusia a generat, în primul rând, o criză umanitară. La nivelul României, efectele negative ale invaziei s-ar putea sintetiza în cele asupra industriei energetice, creșteri ale prețurilor materiilor prime, inclusiv agroalimentare, sincope în lanțurile de aprovizionare prin dispariția sau reprofilarea unor firme. Toate acestea pot genera scăderea activității economice. Piața de papetărie a fost influențată direct prin dispariția unor fabrici de hârtie și de sistarea importurilor din această zonă, dar și de creșterile de prețuri induse în condițiile unor stocuri limitate. Compania Vector International SRL a fost afectată ca urmare a impactului creat în economie, ea neavând relații comerciale și financiare directe cu companii aflate în aceste țări beligerante. Atitudinea cea mai potrivită a managerilor este de cultivare a rezilienței, de pregătire din timp a strategiilor pentru neprevăzut, de reducere a impactului negativ asupra afacerii, precum și de prefigurare a unui mod în care activitatea va continua atunci când apar problemele.

R: Pandemia, război și criză economică în același timp. Ce decizii ai luat sau ai lua în compania ta pentru a face față provocărilor actuale? De ce? În opinia ta, cum putem reduce impactul acestor provocări la nivel de companie?

O.C.: Impactul unor astfel de provocări poate fi redus prin pregătire anterioară, flexibilitatea după un dezastru sau eveniment negativ este esențială. Fiecare companie, indiferent de dimensiuni, dispune de active de bază și anume: stocuri, echipamente, clădiri, operațiuni, date și know how. Afectarea oricăruia dintre aceste active trebuie evaluată, definite riscurile și măsurile pentru a le proteja. Trebuie să asigurăm un plan de continuitate a activității operaționale în cazul în care va fi afectat oricare dintre aceste active. Compania trebuie să asigure o comunicare eficientă atât internă, cât și externă și să ia toate măsurile pentru protejarea brandului, prin setarea corectă a așteptărilor și tratarea reclamațiilor. De asemenea, trebuie luate măsuri de protecție financiară prin crearea unui fond pentru situații de urgență, prin asigurarea bunurilor și întreprinderii. Planul de reziliență ar trebui să fie parte a culturii organizaționale, având ca scop continuitatea activității întreprinderii.

R: Care sunt principalele provocări și oportunități aduse de procesul accelerat de digitalizare adus în prim plan de evoluția din ultimii ani (pandemia)?

O.C.: Pandemia de Covid și nevoia de interacțiune la distanță au reprezentat un catalizator al digitalizării. Acest lucru a putut fi vizibil în foarte multe domenii: sănătate (telemedicină), servicii bancare online, comerț, expansiunea canalelor de vânzări online, administrație și finanțe publice, ghișee electronice pentru plăți și relația cu contribuabilii. La nivelul companiilor românești au existat și există numeroase provocări legate de investițiile în tehnologie, de asigurarea securității acesteia, de pregătirea profesională a personalului implicat în aceste activități. În cadrul Vector Ințernational SRL, procesul de digitalizare începuse cu ceva timp înainte de pandemie prin implementarea diverselor aplicații informatice: ERP, CRM, WMS, platformă online de comenzi și a continuat într-un ritm susținut. Ne străduim să automatizăm anumite procese, să schimbăm anumite aplicații pentru a deveni mai eficienți. Toate acestea pentru că am înțeles că digitalizarea va mări decalajul dintre companii și poate reprezenta un factor important de creștere a afacerii. Ne-am dori ca investițiile în tehnologie să fie finanțate și prin accesul facil la fonduri europene, prin programul PNRR din domeniul digitalizării.

R: Care sunt reperele care te ajută să dezvolți o cultură organizațională stabilă și o atmosferă de lucru prietenoasă?

O.C.: O cultură organizațională stabilă se bazează pe valorile, misiunea și viziunea companiei. Astfel, aceasta se referă normele, atitudinile și convingerile existente. Vector Internațional SRL este o afacere antreprenorială și la setul de valori pe care l-au adoptat asociații ei, trebuie adere și angajații. Asociații și top managementul sunt responsabili de crearea unei culturi organizaționale sănătoase în cadrul companiei noastre. Alături de ei, cu ajutorul echipei de la HR, și ceilalți manageri transmit în companie aceste valori, aceștia fiind mult mai aproape de oameni. Managerii direcți sunt foarte importanți și în sens invers, transmițând mai departe preocupările, doleanțele angajaților. Se spune că un angajat din doi nu își părăsește locul de muncă, ci managerul său. Încrederea, autonomia, recunoașterea sunt fundamentele unor echipe puternice. Aceste elemente le găsim și în cadrul Vector Internațional unde există mulți angajați cu vechime, unii chiar de la înființare. De asemenea, o comunicare transparentă, oferirea de feedback vor ajuta la crearea unei atmosfere plăcute și de încredere în organizație, iar un mediu plăcut constituie un element de retenție pentru angajații actuali, dar și un element de atracție în cazul noilor recrutări.

R: Care este revista de business/site-ul de știri economice pe care o/îl consulți în mod frecvent? De ce? Ce consideri că lipsește din piața actuală de media economică?

O.C.: Urmăresc mai multe surse deoarece îmi doresc să pot avea o imagine cât mai completă. Mă inspiră articolele scrise pe Harvard Bussines Review, citesc diverse articole legate de macroeconomie pe The Economist. Urmăresc ce se publică pe paginile Boston Consulting Group și McKinsey. Pentru activitatea mea profesională, citesc diverse opinii sau explicații ale modificărilor legislative apărute pe site-urile marilor societăți de audit, portaluri de legislație și știri financiare.

R: Sfat! Ce ai da mai departe ca lecție de business?

O.C.: În octombrie 2018, am fost invitată să mă alătur comunității de mentori ai platformei My Job Glasses, aceasta devenind în timp foarte importantă în Europa în rândul platformelor dedicate întâlnirilor profesionale. La început, am dat curs invitației din curiozitate, apoi am constatat că îmi place să fac acest lucru și a devenit un proiect de suflet. Până în prezent, am avut discuții profesionale cu 19 studenți francezi sau aflați la studii în Franța. Am fost încântată să vorbesc cu ei despre aspirațiile lor, următorii pași din carieră, ce îi pasionează și ce doresc să devină în viitor, dar și despre cariera mea, dezvoltarea profesională, calificări necesare domeniului în care lucrez, viitorul profesiei sub impactul digitalizării. Cel mai important sfat pe care l-aș putea da unor tineri aflați la început de drum, este să-și aleagă un domeniu pentru care au aptitudini, să devină foarte buni în acel domeniu, prin muncă multă, tenacitate și învățare continuă. Să fie îndrăzneți, să aibă curajul să facă lucrurile pe care și le doresc, educându-se și depășind eventualele limitări.

R: Recomandă 3-5 cărți pe care ar trebui sa le citească un profesionist! De ce?

O.C.: Crushing It!, Gary Vaynerchuck, sau cum să-ți construiești un brand, să-l faci vizibil, cum să deții unul pe social media, să-ți cultivi prezența în online. Este o carte ce oferă strategii, tactici rezultate din experiența afacerilor, utile pentru viața profesională, dar și în cea personală.

Falling in Love with the Future (Enamorarse del Futuro), Miquel Llado, profesorul de strategie ne îndeamnă la acțiune imediată, să ne definim cu claritate strategia, să ne scriem proiecția viitorului pe o pagină, pentru a fi autorul propriei vieți. Ca manageri, succcesul va fi determinat și de capacitatea de a ne motiva pe noi înșine și echipa. Ne îndeamnă să ne cunoaștem propriile talente, dar și ale echipei, pentru a vedea dacă reușim să facem față provocărilor. La finalul zilei, noi înșine suntem cea mai importantă persoană căreia îi raportăm.

Dream Team, Ludovic Girodon, este un ghid cu cele mai bune practici din domeniu, sfaturi din experiența a peste 400 de manageri pentru recrutarea și fidelizarea echipei. Autorul ne prezintă modalități de dezamorsare a conflictelor, ne îndeamnă să oferim feedback echipelor, să recrutăm oameni potriviți, să valorizăm talentele. Cartea prezintă impactul pe care mangerul îl are asupra performanței, bunăstării și păstrării echipei.